informations générales
Bouches-du-Rhône
L'AECD est à la recherche d'un Gestionnaire de site H/F.
Le-la Gestionnaire de site a pour objectif principal d'assurer le suivi administratif et financier des actions et la tenue professionnelle du site d'exécution permettant un fonctionnement opérationnel efficace.
Plus spécifiquement, le-la Gestionnaire de site est amené(e) à :
1. Assurer le suivi administratif et financier des actions de formation
Suivi administratif
- Assurer le suivi administratif de l'activité de formation professionnelle du site d'exécution
- Superviser le fonctionnement administratif du site d'exécution
- Utiliser les outils administratifs et professionnels mis à disposition
- Saisir les éléments administratifs des apprenants dans le logiciel SC-Form GALIA
- Alimenter les bases de données et/ou logiciels obligatoires : SoWeSign, SAFRAN, TEAMS...
- Préparer et gérer les états de présence des apprenants
- Relayer les informations au Coordinateur pour une prise de décision : Présence / Absence, Saturation des actions, Comportement inadapté d'un apprenant...
Suivi financier
- Préparer les éléments administratifs relatifs à l'élaboration de la facturation des actions
- Appliquer la procédure de facturation
- Collaborer avec l'équipe opérationnelle dédiée à la facturation
2. Assurer la tenue professionnelle et la gestion du site d'exécution
Accueil physique et téléphonique
- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique du site d'exécution
- Orienter et renseigner les usagers : Apprenants, Formateurs, Partenaires, Candidats...
Gestion logistique
- Assurer la gestion logistique du site d'exécution : propreté des différents espaces, affichages, sécurité du site, archivage, aménagement des espaces...
- Faire remonter les éventuels besoins d'aménagement, via l'outil Helpdesk, au service logistique
- Assurer la gestion des stocks du site d'exécution : Produits d'hygiène, produits de papeterie...
- Réaliser les commandes via l'outil Helpdesk auprès du service Logistique
- Organiser les ouvertures / fermetures du site d'exécution : Gestion des clés
- Réaliser et articuler le planning d'occupation des salles
Gestion des équipements techniques
- Vérifier le fonctionnement des équipements numériques mis à disposition des apprenants et/ou des intervenants : Salles informatiques, Ordinateurs Portables, tablettes, vidéoprojecteurs, téléphones...
- Informer, via l'outil Helpdesk, le service informatique des éventuels dysfonctionnements constatés
- Vérifier la conformité et la validité des équipements de sécurité : extincteurs, trousse de secours, registre de sécurité... en lien avec le Référent Sécurité de la structure.
3. Accompagner les équipes opérationnelles administratives dans leurs fonctions
- Former et accompagner les équipes opérationnelles administratives à appliquer les procédures et utiliser les outils professionnels mis à disposition : SC-Form GALIA, SAFRAN, TEAMS...
4. Assurer le suivi de la démarche Qualité au niveau administratif
- Après validation du coordinateur, mettre en ligne les documents relatifs à la démarche Qualité dans les « dossiers stagiaires » de l'équipe TEAMS
- Vérifier et contrôler la complétude des documents administratifs générés par les Systèmes d'Information
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Plus spécifiquement, le-la Gestionnaire de site est amené(e) à :
1. Assurer le suivi administratif et financier des actions de formation
Suivi administratif
- Assurer le suivi administratif de l'activité de formation professionnelle du site d'exécution
- Superviser le fonctionnement administratif du site d'exécution
- Utiliser les outils administratifs et professionnels mis à disposition
- Saisir les éléments administratifs des apprenants dans le logiciel SC-Form GALIA
- Alimenter les bases de données et/ou logiciels obligatoires : SoWeSign, SAFRAN, TEAMS...
- Préparer et gérer les états de présence des apprenants
- Relayer les informations au Coordinateur pour une prise de décision : Présence / Absence, Saturation des actions, Comportement inadapté d'un apprenant...
Suivi financier
- Préparer les éléments administratifs relatifs à l'élaboration de la facturation des actions
- Appliquer la procédure de facturation
- Collaborer avec l'équipe opérationnelle dédiée à la facturation
2. Assurer la tenue professionnelle et la gestion du site d'exécution
Accueil physique et téléphonique
- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique du site d'exécution
- Orienter et renseigner les usagers : Apprenants, Formateurs, Partenaires, Candidats...
Gestion logistique
- Assurer la gestion logistique du site d'exécution : propreté des différents espaces, affichages, sécurité du site, archivage, aménagement des espaces...
- Faire remonter les éventuels besoins d'aménagement, via l'outil Helpdesk, au service logistique
- Assurer la gestion des stocks du site d'exécution : Produits d'hygiène, produits de papeterie...
- Réaliser les commandes via l'outil Helpdesk auprès du service Logistique
- Organiser les ouvertures / fermetures du site d'exécution : Gestion des clés
- Réaliser et articuler le planning d'occupation des salles
Gestion des équipements techniques
- Vérifier le fonctionnement des équipements numériques mis à disposition des apprenants et/ou des intervenants : Salles informatiques, Ordinateurs Portables, tablettes, vidéoprojecteurs, téléphones...
- Informer, via l'outil Helpdesk, le service informatique des éventuels dysfonctionnements constatés
- Vérifier la conformité et la validité des équipements de sécurité : extincteurs, trousse de secours, registre de sécurité... en lien avec le Référent Sécurité de la structure.
3. Accompagner les équipes opérationnelles administratives dans leurs fonctions
- Former et accompagner les équipes opérationnelles administratives à appliquer les procédures et utiliser les outils professionnels mis à disposition : SC-Form GALIA, SAFRAN, TEAMS...
4. Assurer le suivi de la démarche Qualité au niveau administratif
- Après validation du coordinateur, mettre en ligne les documents relatifs à la démarche Qualité dans les « dossiers stagiaires » de l'équipe TEAMS
- Vérifier et contrôler la complétude des documents administratifs générés par les Systèmes d'Information
